PR-Kolumne
Auf Tuchfühlung mit Journalisten: Der Pressekontakt als PR-Instrument

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Katrin van Herck
Aufgesang Public Relations GmbH
Agentur für Presse- und Öffentlichkeitsarbeit
Braunstraße 6A
Telefon: 0511 923 99 -0

Bei der täglichen Flut von Informationen, mit denen die Redaktionen regelrecht überschwemmt werden, ist es nicht einfach, das Interesse der Journalisten zu wecken. Vor allem bei besonders wichtigen Anlässen, komplexen Themen oder auch in Krisensituationen kann daher der direkte Kontakt mit den Medienvertretern ein effektives PR-Instrument darstellen. Neben der optimierten Informationsübermittlung bietet es allen Beteiligten die Möglichkeit, einander persönlich kennen zu lernen. Haben die Medienvertreter Sie als kompetenten und vertrauenswürdigen Ansprechpartner erlebt, werden sie in Zukunft gerne wieder auf Sie zurückkommen und Ihrer Pressearbeit mehr Beachtung schenken. Sie und Ihr Unternehmen bleiben nachhaltig in Erinnerung.

Doch so viel Mehrwert der persönliche Pressekontakt auch verspricht – der Einsatz dieses PR-Instruments hat seine Tücken. Planung, Terminierung und Durchführung sollten gründlich durchdacht sein, und alleine die Auswahl der Gesprächspartner und des Formates verlangt schon einiges Fingerspitzengefühl. Ein inflationärer Gebrauch ist dringend zu vermeiden, und es gibt einige Regeln zu beachten.

Der Anlass muss stimmen

Gesprächstermine jeglicher Art sind aufwändig. Für Sie als Veranstalter ist die Planung und Umsetzung zeit- und teilweise auch kostenintensiv. Auch für die eingeladenen oder besuchten Journalisten bedeutet ein Termin einen verhältnismäßig hohen Zeitaufwand. Noch viel mehr als beim Versand von Presseinformationen müssen daher ein aktueller Anlass und ein Thema mit Nachrichtenwert vorliegen. Ist das nicht der Fall, wird beispielsweise die Veranstaltung schlecht besucht und weiteren Einladungen werden kaum noch Journalisten folgen. Ihre Glaubwürdigkeit und das Vertrauen in Ihr Unternehmen tragen erheblichen Schaden davon.

Bei diesen Anlässen liegen Sie mit einer Einladung oder dem Besuch von Journalisten richtig:

• Messebeteiligungen
• Eröffnung oder Schließung von Betriebsstätten
• Firmenzusammenschlüsse, Übernahmen, Beteiligungen
• Investitionsvorhaben
• Einweihungen und Jubiläen
• Vorstellung eines Neuprodukts oder eines neuen Verfahrens
• Abschluss des Geschäftsjahres / Vorlage des Geschäftsberichtes
• Krisen

Planung und Organisation

Eine gründliche Vorbereitung des Termins ist für die erfolgreiche Durchführung unerlässlich. Legen Sie rechtzeitig den Zeitpunkt, das Thema, den Ort, den Rahmen und die Teilnehmer fest. Montag und Freitag eignen sich wegen der direkten Nähe zum Wochenende grundsätzlich nicht! Bedenken Sie, dass nur Tagespresse, Rundfunk und Fernsehen Beiträge auch kurzfristig veröffentlichen können. Publikums- und Fachzeitschriften haben teilweise einige Monate Vorlaufzeit.

In die Einladung gehören alle wichtigen Informationen, wie Veranstalter, Anlass, Datum, Uhrzeit, voraussichtliche Dauer und der Ort. Legen Sie eine Antwortkarte oder eine Rückfaxvorlage bei, mit der die Journalisten ihre Teilnahme oder Verhinderung mitteilen und Informationsmaterial anfordern können.

Je aktueller das zu besprechende Thema, desto kurzfristiger kann eingeladen werden. Als Faustregel gilt jedoch: Fachzeitschriften etwa vier bis sechs Wochen, die Tagespresse zwei bis drei Wochen vorher einladen. Es empfiehlt sich, zusätzlich drei Tage vor dem Termin noch einmal telefonisch zu erinnern.

Überlegen Sie genau, welche Informationen die Journalisten erwarten. Geht es um sehr spezifische Themen, sollten Sie zur Unterstützung Fachleute aus dem Unternehmen oder auch externe Spezialisten hinzuziehen. Sorgen Sie auch für ausreichendes schriftliches Informationsmaterial, das sie gegebenenfalls im Anschluss an den Termin aushändigen können.