PR-Kolumne
Messekommunikation — Pressearbeit für Fortgeschrittene

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Katrin van Herck

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Eine Messeteilnahme ist mit immensen Kosten und einem beträchtlichen personellen und zeitlichen Aufwand verbunden. Wählen Sie nur die Messen aus, die in sinnvoller Beziehung zur eigenen Branche stehen und eine gewisse Relevanz besitzen – also ausreichend Interesse und Besucher erwarten lassen. Auch die Teilnahme der wichtigsten Konkurrenz macht den eigenen Auftritt unerlässlich. Bis Messebeginn sollte noch ausreichend Zeit vorhanden sein, um alles gründlich zu planen und organisieren. Einen Überblick über alle Messen weltweit können Sie sich beispielsweise unter www.fairguide.com verschaffen.

Vorankündigung:

Überprüfen Sie Ihren vorhandenen Presseverteiler. Sind alle relevanten Medien mit den richtigen Ressorts vertreten? Müssen Daten aktualisiert oder hinzugefügt werden?

Eine gute Ergänzung kann Ihnen der Messeveranstalter selbst liefern. Etwa zehn Wochen vor Veranstaltungsbeginn lässt sich dort eine Liste der Medienvertreter erfragen, die auf der Messe anwesend sein werden.

Achten Sie auf die unterschiedlichen Redaktionsschlüsse der einzelnen Medien und lassen Sie ihnen rechtzeitig eine Pressemitteilung mit der Ankündigung Ihrer Messeteilnahme zukommen. Geben Sie darin einen Überblick über die vorgestellten Produkte, eine Terminübersicht sowie eine Standortbeschreibung.
Ein Eintrag in den Messeführer ist ebenfalls empfehlenswert. Dieser kann direkt mit der Anmeldung zur Messe beim Veranstalter in Auftrag gegeben werden. Erkundigen Sie sich in dem Zuge am besten auch, ob weitere Messe-Veröffentlichungen geplant sind, und senden Sie den interessanten Redaktionen ebenfalls Ihre Informationen zu.

Einladungen:

Etwa drei Wochen vor der Veranstaltung wird es Zeit, ausgewählte Journalisten (und auch andere Gäste) zusätzlich persönlich zu einem Messebesuch und/oder der geplanten Pressekonferenz einzuladen. Die richtige Form dafür ist ein Brief, der das Themenangebot und die möglichen Vorteile des Besuches (wie beispielsweise die Vorführung neuer Techniken) erläutert. Nennen Sie auch die vorgesehenen Ausstellungsstücke und weitere Höhepunkte. Eine genaue Standortbeschreibung ist ebenfalls wichtig, genau wie die Zeiten, in denen die jeweiligen Ansprechpartner auf dem Stand zur Verfügung stehen.
Weitere unpersonalisierte Einladungen können zu Beginn der Messe in den Fächern des Pressezentrums ausgelegt werden, um auch die Journalisten zu informieren, die Sie bislang nicht in Ihrem Verteiler erfasst hatten.

Die Messe-Pressemappe:

Die Messe-Pressemappe beinhaltet im Wesentlichen die Informationen, die auch in der Standard-Pressemappe vorhanden sind. Der Schwerpunkt liegt hier jedoch auf den Themen der Messepräsentation. So sind beispielsweise die Messe-Presseinformation sowie ein Ablaufplan der Messe-Pressekonferenz und die einzelnen Rede- und Vortragsmanuskripte beizufügen. Wichtig ist es, Pressemappen in ausreichender Zahl auf dem Messestand vorrätig zu haben um allen interessierten Journalisten ein Exemplar aushändigen zu können.

Presse-Gespräche:

Bei persönlichen Gesprächen mit besonders wichtigen oder interessierten Journalisten auf Ihrem Messestand sollten – je nach thematischer Ausrichtung – alle Ansprechpartner verfügbar sein (z.B. Chef, Techniker, Entwickler etc.), um die anstehenden Fragen kompetent und umfassend beantworten zu können. Bei Bedarf kann so auch eine individuelle Präsentation der neuen Produkte, Dienstleistungen oder Techniken durchgeführt werden. Bereiten Sie sich und alle weiteren Teilnehmer gut auf alle eventuell aufkommenden Fragen vor. Beantworten Sie diese geduldig und ausführlich. Falls weiteres Interesse signalisiert wird, vermerken Sie, welche Informationen dem Journalisten nach Ablauf der Messe zugesandt werden sollen. So intensivieren Sie den Kontakt und erhöhen die Chancen auf eine Berichterstattung.